Ana Plaza (Consejera Independiente) | Me atrevo a afirmar que hoy existe consenso sobre la necesidad de digitalizar el funcionamiento de las empresas, necesidad que se ha puesto de manifiesto más aún durante la pandemia, y que se ha acelerado como consecuencia de ella. Estamos pues en la cresta de una ola que ya lleva muchos años impulsando el mundo y sin la que no se entiende el futuro. El máximo órgano de gobierno de una empresa, el Consejo de Administración, debería llevar la voz cantante en este proceso, y desde luego ser el primero en digitalizar su propio funcionamiento. En este sentido, ESADE junto con Diligent, acaba de publicar un informe sobre “La digitalización del funcionamiento de los Consejos” cuyas conclusiones principales analizaremos a continuación.

El informe parte de una encuesta de más de 30 preguntas que recaba información de primera mano de los consejeros españoles. Han participado más de 100 consejeros, de los cuales más de la mitad ostentan la categoría de consejeros independientes, y se concentran en un 70% en compañías grandes, de más de 500 trabajadores, en una gran variedad de sectores de actividad.

La primera sección del informe va encaminada a conocer el grado de digitalización de los consejos, poniendo énfasis en la prioridad que se le otorga en la agenda del consejo, cual es el estado de digitalización del propio consejo y su grado de eficacia. Sorprende en este sentido que un 47% de los encuestados se consideren usuarios avanzados y un 43% que el nivel de digitalización de sus compañías es excelente. Quizás se explique por el salto en digitalización que se ha producido por el efecto COVID, lo que motiva un grado de optimismo algo exagerado, pero al mismo tiempo motivador.

Este resultado contrasta con el 38% de encuestados que opina que la digitalización no debería ser una prioridad en la agenda del consejo, frente a un 62% que sí lo asume como algo prioritario. La digitalización nos ha cambiado el tablero de juego y continuamente hemos de tomar decisiones sobre cómo la digitalización nos trasforma los modelos de negocio, los canales de distribución, las cadenas de producción, el conocimiento de nuestros clientes y como nos aproximamos a ellos, cómo gestionamos y cómo funcionamos. El consejo debe ser el primero en adoptar los cambios, en promover una cultura y un grado de madurez digital, por ello debería ser un punto permanente en su propia agenda.

Un aspecto interesante que destacar son los motivos por los cuales se considera necesaria la digitalización del consejo. En los primeros puestos observamos asuntos relacionados con las tareas más administrativas, como la disponibilidad, la confidencialidad, el fácil acceso y el archivo ordenado de la información. Es necesario avanzar hasta el puesto cinco para encontrar un motivo relacionado con la toma de decisiones. En este sentido, queda patente que nos encontramos todavía en un primer estadio de la digitalización del consejo, y será necesario acometer una evolución hacia un uso más avanzado de la tecnología, incorporando temas como la gestión de datos y la capacidad analítica.

Contar con una buena herramienta de gestión para el Consejo es imprescindible, pero si es buena no se limitará a un repositorio de información, con mayor o meno grado de seguridad, sino que irá incorporando nuevas funcionalidades que aporten valor al consejero y que le faciliten su labor.

Sin embargo, todavía más de un 20% de los encuestados considera que existen barreras económicas que frenan la inversión en herramientas digitales. Dato que contrasta con la necesidad de digitalización ampliamente reconocida, y que asumimos se concentra en las pequeñas y medianas empresas. Es por tanto necesario poner en marcha iniciativas que tiren de las pymes en la carrera de la digitalización.

Otros riesgos que son percibidos por parte de los consejeros se centran en ciberseguridad, confidencialidad, o privacidad de los datos. Elementos que sin duda quedan solventados en una parte muy significativa con la utilización de herramientas específicas. El riesgo de ciberseguridad afecta a toda la actividad de la empresa y a los terceros con los que se relaciona, merece un capítulo especial en la agenda del consejo, ya que como puede llegar a paralizar su actividad y ocasionar grandes agravios.

Sobre el impulsor de la digitalización en el consejo, los encuestados opinan que es el secretario del consejo el que más la fomenta, algo que claramente se está confundiendo con la propia gestión de la herramienta. Le sigue el presidente del consejo y el responsable de tecnología. En mi opinión, todos los consejeros son responsables de crear una verdadera cultura digital en el consejo, de demandar las herramientas que necesiten y establecer una conversación fluida tanto con el negocio como con IT para asegurar que se toman las medidas necesarias.

El informe explora también la relación de la digitalización con la pandemia, estableciendo una clara correlación por parte de los encuestados que llega hasta el 90%. Si bien es cierto que se atribuye este avance a tareas de carácter más operativo, como la frecuencia y duración de las reuniones, la agilidad y calidad de los debates, la toma de decisiones y su seguimiento. El reto que hay que afrontar es llevar esta digitalización a la parte más estratégica del consejo y del negocio.

Por último, se analizan las tendencias a futuro de esta digitalización en el ámbito del consejo, destacando la incorporación de perfiles mucho más digitales, tanto nativos como expertos, en la composición de este. Parece claro la necesidad de traer a las conversaciones del consejo el impacto de tecnologías disruptivas, la utilización de big data, inteligencia artificial o realidad virtual. Pero no podemos pensar que sólo así se conseguirá una verdadera trasformación digital, es necesario que todos, consejeros y ejecutivos, cambien su forma de pensar hacia un modelo mucho más ágil, innovador y en constante cambio, apoyado en la tecnología como elemento vertebrador.

Estamos en el camino correcto, somos conscientes de la necesidad existente e informes como el publicado por ESADE y Diligent nos ayudan a entender las preocupaciones existentes, poner el foco en lo importante y seguir avanzando.

Para más información:
https://diligent.com/es/digitalizacion-del-consejo/