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Publicado en Native AD Lunes, 03 de septiembre de 2018 00:00

Digitalice su Consejo: mejore su gobierno corporativo

La digitalización de la comunicación corporativa ha dado lugar a nuevas oportunidades para que las organizaciones racionalicen los procesos internos y mejoren las prácticas obsoletas. Las tecnologías diseñadas para la eficiencia, la seguridad y la velocidad están transformando la forma en que las empresas trabajan, y en ningún punto es tan evidente como en la implantación de portales para el consejo de administración.

 

 

 

¿Qué son los portales para el consejo de administración?

 

En esencia, un portal para el consejo de administración es una plataforma de software que permite al consejo de administración y a la dirección de una compañía, comunicarse, colaborar e intercambiar información de manera más segura y efectiva. Estas herramientas son esenciales para las secretarías del consejo, los ejecutivos y los equipos de gestión. En el pasado, los secretarios se limitaban a producir y distribuir los materiales del consejo de administración, como el orden del día y los paquetes de información, de forma manual y en formato impreso.

 

Hoy en día, los consejeros pueden estar en todo el mundo, por lo que los secretarios tienen que confiar en los servicios de mensajería para enviar a los consejeros los materiales para preparar la reunión. Otra opción es recurrir al correo electrónico, a pesar de que no proporciona el nivel de seguridad necesario para la distribución de la información del consejo. Si tenemos en cuenta las inevitables actualizaciones y cambios de última hora, la situación se vuelve aún más compleja.

 

Sin embargo, con un portal para el consejo de administración los consejeros pueden acceder a toda esta información, leerla y revisarla en tiempo real, y compartir fácilmente los documentos digitales resultantes con los asistentes a la reunión. Los portales han revolucionado la forma en que operan los equipos de soporte del consejo de administración, proporcionando más control sobre el ciclo de la reunión, el proceso de preparación y distribución del material de la reunión y la comunicación general entre los miembros.

 

Ventajas de los portales para el Consejo de Administración

 

Los beneficios de un portal son muchos, pero nos gustaría hacer especial hincapié en los siguientes:

 

  • Optimice la comunicación del consejo y mejore la productividad

 

Muchos de los consejos de administración tienen al menos un miembro que participa en reuniones a remoto una cuarta parte del tiempo, ya que una gran parte de los consejeros no viven en la ciudad donde se celebran las reuniones del Consejo. Los portales para el consejo de administración ayudan a los administradores y a los ejecutivos a gestionar las complejidades de un grupo de consejeros geográficamente dispersos.

 

  • Reduzca la carga del personal administrativo

 

La administración de la documentación de las reuniones de los consejos de administración (la documentación, actas de reuniones, registros corporativos, transmisión de acciones y la participación de los accionistas), implica que las secretarías del consejo tienen una enorme responsabilidad y, a menudo, cuentan con muy poco tiempo para cumplir con sus obligaciones.

 

Al agilizar el flujo de trabajo y permitir a los usuarios revisar, publicar y distribuir materiales sin demora, los portales maximizan la productividad del personal administrativo y mitigan las complicaciones innecesarias. La secretaría puede otorgar o limitar el acceso a los datos corporativos, lo que facilita sus tareas en períodos de transición, de incorporación y de salida de consejeros. Todas estas soluciones benefician tanto al personal administrativo como a los miembros del consejo de administración.

 

  • Mantenga segura la información confidencial de la compañía

 

La pérdida anual relacionada con las sustracciones de información cibernéticas asciende a aproximadamente 500 mil millones de dólares estadounidenses en todo el mundo. Más que nunca la ciberseguridad se está convirtiendo en una prioridad para las organizaciones.

 

Dado que los portales del consejo albergan información altamente confidencial, la seguridad del portal es otro asunto a tener en cuenta al seleccionar el portal. Los portales del consejo de administración tienen que garantizar la seguridad de los datos y realizar pruebas de seguridad y penetración, obtener certificaciones de terceros que demuestren que emplean un enfoque sistemático para administrar y proteger la información confidencial de clientes y empresas, y usar un mínimo de cifrado de 128 bits para el cliente en los materiales para el consejo de administración.

 

Nuestro compromiso con los Consejos de Administración

 

Diligent Boards es el portal para consejos de administración más seguro e intuitivo. Además, Diligent ofrece una gama de productos que complementan las funciones de los portales para mejorar el gobierno corporativo de las empresas.

 

Más de 140,000 miembros de consejos de administración de todo el mundo.

 

En Diligent, contamos con una presencia global, un equipo de desarrollo de producto de más de 60 personas, la capacidad de ofrecer atención al cliente en ocho idiomas en cualquier momento del día. El compromiso de Diligent con nuestros clientes va más allá de proporcionarles una tecnología líder.

 

Descubra más sobre Diligent, nuestro portal para el Consejo de Administración y el resto de productos Diligent en https://diligent.com/es o llame al 91 781 7048 para hablar con uno de nuestros representantes.