Verónica Cadena | La pandemia de Covid-19 ha puesto de manifiesto la importancia y los fracasos de las reuniones. Estudios han demostrado que los trabajadores pasan el 35% de su semana en reuniones, y en promedio, alrededor de un tercio de las mismas se sienten como una pérdida de tiempo. A medida que volvemos a la normalidad, empezamos a evaluar los cambios de gobernanza a los que podemos recurrir a partir de los métodos que la pandemia nos obligó a adoptar.
Durante la pandemia, muchos se mostraron más productivos. Las reuniones y las distracciones eran menos frecuentes y la mayoría afirma haber tenido una reunión semanal en lugar de reuniones diarias. Ahora que los trabajadores han vuelto a la oficina o han optado por seguir trabajando a distancia, se ha puesto en duda la eficacia de las reuniones. Y, además, por fin se ha reconocido el impacto financiero de las reuniones ineficaces.
Se estima que en EE.UU. se pierden aproximadamente 37.000 millones de dólares al año en reuniones poco productivas, y otros 399.000 millones de dólares debido a procesos de reuniones mal organizados. Piense en la cantidad de dinero que podría perderse en ese 11% de tiempo de reunión desperdiciado en la organización.
La solución es sencilla: racionalizar las reuniones. Ahora bien, antes de comenzar el proceso de reunión, conviene preguntarse siempre cuál es el objetivo de la misma y, lo que es más importante, ¿podría ser un correo electrónico? Todos hemos estado sentados en algún momento en una reunión sin sentido. El trabajo a distancia nos dio la oportunidad de conectarnos virtualmente con nuestros colegas y utilizar otros métodos de comunicación más allá de las reuniones, por lo que deberíamos trasladar esto a nuestra nueva era de trabajo.
Una vez decidido que la reunión es necesaria, se inicia la preparación de la misma. Los preparativos de una reunión pueden llevar más de una hora a cada persona implicada. Esto aumenta para las reuniones formales, teniendo en cuenta que la mayoría de los documentos físicos de la reunión deben enviarse al menos un día o dos antes. Los administradores de su consejo de administración pueden dedicar de tres a siete días a la creación y recopilación de un paquete del consejo. Piense en la cantidad de tiempo que se pierde, y, como todos sabemos, el tiempo es dinero. Al agilizar este proceso, podría ahorrar miles de euros y sus empleados podrán centrarse en su trabajo.
Una reunión de actualización semanal media cuesta unos 210 euros, y las reuniones del consejo de administración pueden costarle 5.000 euros sólo por el tiempo invertido en la reunión. Lo que significa que podría estar desperdiciando un mínimo de 23 euros por reunión a la semana y 550 euros por reunión del Consejo, si tomamos la cifra del 11% del tiempo de reunión desperdiciado mencionada anteriormente. Estas cifras variarán en función de la remuneración de los asistentes a las reuniones.
Si quieres que tu organización ahorre tiempo y dinero, esto es lo que te recomendamos que hagas para agilizar tus reuniones:
Tener un orden del día (con horarios):
Los órdenes del día se diseñan pensando en las reuniones, dándoles un propósito. Establecer límites de tiempo en los debates puede garantizar que no se pierda tiempo.
Considere la posibilidad de celebrar reuniones a distancia:
Si no has vuelto del todo a la oficina, considera mantener tu reunión semanal como una reunión a distancia. Esto permitirá que los trabajadores se beneficien de menos distracciones durante las reuniones y se centren en la tarea que tienen entre manos. De este modo, los trabajadores pueden entrar y salir de las reuniones y seguir trabajando, con lo cual, pase lo que pase, la reunión sigue siendo un uso productivo de su tiempo.
Invierta en tecnología:
Un software es una parte esencial de toda etapa empresarial, incluyendo los procesos informales. Es posible mejorar las reuniones híbridas y remotas con el software adecuado. Las reuniones presenciales también se pueden beneficiar de la tecnología. Por ejemplo, un portal para consejos de administración como Convene puede agilizar el proceso de las reuniones de principio a fin y también mejorar la experiencia de estas.
